Google Workspace

Google Workspace daje firmie pocztę na adresie z jej domeny i wspólne pliki, do których dostęp odbiera i nadaje administrator, a nie każdy pracownik osobno. Dzięki temu zmiana osoby na stanowisku nie kończy się szukaniem dokumentów na prywatnych kontach.

Jak to działa?

1. Firma zakłada subskrypcję i potwierdza własność domeny w konsoli administracyjnej. Bez zweryfikowanej domeny nie ruszą między innymi grupy i AppSheet Core.
2. Administrator dodaje użytkowników. Każdy dostaje licencję, a aliasy i adresy grupowe licencji nie zużywają.
3. Pracownicy korzystają z poczty, Kalendarza, Meet, Dokumentów, Arkuszy i Dysku. Pliki zespołu trzymasz na Dyskach współdzielonych, które należą do firmy, nie do pojedynczej osoby.
4. Z konsoli administrator włącza weryfikację dwuetapową, przegląda raporty i decyduje, co się dzieje z kontem po odejściu pracownika.
5. Automatyzacje budujesz w Apps Script albo w AppSheet. Oba są w cenie pakietu.

Ceny z cennika Google dla Polski, netto za użytkownika miesięcznie, plan roczny:

Każda edycja Business obsługuje do 300 użytkowników. W planie rocznym nie zmniejszysz liczby licencji przed odnowieniem: usunięcie użytkownika nie obniży rachunku, licencję można tylko przypisać komuś innemu.

Przykład z praktyki

U klienta pracującego na Google Workspace skrypt w Arkuszach porządkuje i łączy dane. Apps Script jest w cenie pakietu, więc taka automatyzacja nie wymaga kupowania nowego narzędzia. Jak działa sam skrypt, opisujemy w haśle Google Apps Script.

Kiedy ma sens, a kiedy nie?

Workspace dobrze pasuje firmie, której zespół już pracuje w Gmailu i Arkuszach albo która chce zacząć od przeglądarki i współdzielenia plików. Przy wyborze między Google a Microsoft 365 decydują zwykle te kryteria:

Automatyzacje i integracje na Google i w Microsoft 365 budujemy w ramach automatyzacji. Opisz, które dane przepisujesz dziś ręcznie, a po krótkiej rozmowie dostaniesz plan prac i wycenę.

Opisz swoją automatyzację

Na co uważać?

• Odejście pracownika. Zawieszone konto blokuje dostęp i zachowuje dane, ale nadal jest płatne. Archiwizacja wymaga osobnej licencji Archived User. Usunięcie kasuje to, czego nie przekazano, a przywrócić je można w ciągu 20 dni.
• Własność plików. Pliki z Dysków współdzielonych należą do firmy. Pliki z Dysku osobistego trzeba przekazać przed usunięciem konta, dlatego dane zespołu trzymaj na Dyskach współdzielonych.
• Dostęp po odejściu. Oprócz zmiany hasła administrator unieważnia tokeny OAuth. Obejmuje to zgody udzielone skryptom i aplikacjom.
• Automatyzacje na koncie pracownika. Skrypt albo aplikacja AppSheet zbudowane na koncie jednej osoby bywają kłopotem po jej odejściu. Google zaleca trzymać projekty Apps Script na dyskach współdzielonych, bo pliki należą wtedy do grupy. AppSheet Core nie łączy się z zewnętrznymi usługami przez REST API: to wymaga planu Enterprise Plus.

Pytania i odpowiedzi

Ile kosztuje Google Workspace?

W planie rocznym Business Starter kosztuje 31,50 zł netto za użytkownika miesięcznie, Standard 63 zł, Plus 99 zł (cennik Google). Zawieszone konto pracownika nadal liczy się do rachunku.

Czy Google Workspace wymaga własnej domeny?

Konto jednoosobowe można założyć z adresem Gmail. Poczta na adresie firmy i część funkcji, między innymi AppSheet Core, wymagają zweryfikowanej domeny. Domenę kupisz też u partnerów Google.

Co z kontem i plikami po odejściu pracownika?

Administrator może konto zawiesić, zarchiwizować albo usunąć z przekazaniem danych. Dane nieprzekazane przed usunięciem przepadają, a usunięte konto można przywrócić w ciągu 20 dni.

Zobacz też

• Google Apps Script
• Integracja systemów
• Power Platform

Artykuły, w których pojawia się to pojęcie

• Maile z formularza trafiają do spamu: SPF, DKIM i DMARC po kolei
• Wykonawca strony nie odpowiada: jak odzyskać domenę, hosting i dostęp