Power Automate

Jeśli Twoja firma pracuje na Microsoft 365 Business Basic, Standard albo Premium, Power Automate masz już w cenie planu: pierwsze automatyzacje maili, formularzy i zatwierdzeń uruchomisz bez kupowania nowego systemu. Dopłacasz dopiero wtedy, gdy przepływ potrzebuje łączników premium. Kłopoty zaczynają się, gdy przepływ dochodzi do dziennego limitu akcji albo gdy z firmy odchodzi osoba, która go zbudowała.

Jak to działa?

1. Wyzwalacz uruchamia przepływ: nowy mail, nowy plik w SharePoincie, kliknięcie przycisku albo ustalona godzina.
2. Kolejne kroki (akcje) wykonują się w aplikacjach przez łączniki. Łączniki standardowe, m.in. do SharePointa, Outlooka, Teams, Excela Online, Forms i Plannera, są w cenie planu Microsoft 365.
3. Przepływ działa na koncie właściciela i korzysta z jego połączeń. Od licencji właściciela zależy, jakich łączników przepływ może użyć i ile akcji wykona w ciągu doby.
4. Każde uruchomienie zapisuje się w historii na 30 dni, więc błąd prześledzisz krok po kroku.

A jeśli dane trzeba wpisać do starszego programu?

Łączniki działają przez API usług i aplikacji. Gdy program zainstalowany na komputerze nie ma API, dane wpisze do niego przepływ desktopowy (RPA): automat klika w okna programu tak jak człowiek. Przepływy desktopowe są m.in. w planie Microsoft 365 Business Premium. Jeśli automat ma działać sam, bez nikogo przy komputerze, potrzebuje licencji Process.

Przykład z praktyki

W firmie usługowej, z którą pracujemy, automatyzacja obiegu dokumentów na Power Automate dała ok. 6 h tygodniowo mniej przepisywania danych między narzędziami. Obieg dokumentów dobrze nadaje się na pierwszą automatyzację, bo te same dane przechodzą w nim przez kilka miejsc. Jak go zaplanować, piszemy w haśle elektroniczny obieg dokumentów.

Kiedy ma sens, a kiedy nie?

Power Automate ma sens, gdy Twoja firma pracuje w Microsoft 365, a proces przechodzi przez Outlooka, SharePointa, Teams, Forms albo Excela. Tak jest na przykład przy zatwierdzaniu dokumentów, rozsyłaniu powiadomień, zapisywaniu załączników we właściwym folderze i zbieraniu odpowiedzi z formularzy. Takie przepływy zwykle obywają się łącznikami standardowymi, więc nie wymagają dodatkowej licencji. Faktury z poczty przepływ zapisze i wyśle do zatwierdzenia, a odczyt danych z PDF-ów to osobny krok, opisany w haśle OCR faktur. Projektujemy i utrzymujemy takie przepływy w ramach automatyzacji Microsoft 365.

Gorzej sprawdza się, gdy:

• proces wymaga łączników premium, a uruchamia go ręcznie wiele osób: każda potrzebuje wtedy licencji Premium, chyba że licencję Process dostanie sam przepływ;
• przepływ rozrasta się do setek kroków: Microsoft dopuszcza 500 akcji w jednym przepływie, ale tak duży przepływ trudno utrzymać;
• proces potrzebuje własnej bazy danych i ekranów: taki lepiej obsłuży system dedykowany;
• połączenie z zewnętrznym systemem wymaga własnego uwierzytelniania i pilnowania limitów API, jak przy integracji z KSeF: taką część budujemy jako osobną integrację, a przepływ przetwarza jej wynik.

Nie wiesz, czy do Twojego procesu wystarczy Power Automate? Opisz go w formularzu, a odpowiemy, czy obsłuży go plan Microsoft 365, który już masz, i co ewentualnie trzeba dokupić.

Opisz swój proces

Na co uważać?

Łączniki premium wymagają osobnej licencji

Plan Microsoft 365 daje tylko łączniki standardowe. Łączniki premium i własne wymagają licencji Power Automate Premium (na użytkownika) albo Process (na przepływ). Przy przepływach automatycznych i zaplanowanych Premium potrzebuje tylko właściciel, a przy uruchamianych ręcznie każda osoba, która przepływ uruchamia.

Ceny pochodzą z polskiego cennika Microsoftu i dotyczą płatności rocznej.

Przepływ, który ma odbierać webhook, zaczyna się od wyzwalacza HTTP. Zanim zaplanujesz licencje, sprawdź w projektancie, czy ten wyzwalacz ma oznaczenie Premium.

Jak szybko kończy się dzienny limit?

Do dziennego limitu liczy się każdy wyzwalacz i każda akcja, także nieudana i ponowiona. Przepływ, który przy każdym uruchomieniu zużywa 12 akcji, a uruchamia się 200 razy dziennie, wykorzysta 2 400 z 6 000 akcji, które daje plan Microsoft 365. Pętla, która dla każdego z 3 000 wierszy wykonuje 2 akcje, wyczerpie cały limit jednym uruchomieniem.

Microsoft wyłącza przepływ, który przez 14 dni stale przekracza limity albo kończy się błędem. Przepływ, który przez 90 dni ani razu się nie uruchomił, też może zostać wyłączony, chyba że właściciel ma licencję Premium albo przepływ licencję Process.

Co się dzieje, gdy autor przepływu odchodzi z firmy?

Przepływ działa na koncie właściciela, a zwykle jest nim autor. Gdy autor odchodzi, przepływ zostaje bez właściciela, a połączenia oparte na koncie autora przestają działać. Administrator może wtedy dodać nowego współwłaściciela w centrum administracyjnym Power Platform. Przepływ z łącznikami premium potrzebuje do działania właściciela z licencją Premium albo własnej licencji Process. Jeśli po odejściu autora nie ma żadnej z nich, administrator dostaje powiadomienie i ma 90 dni na reakcję. Po kolejnych 90 dniach Microsoft może przepływ zawiesić.

Żeby odejście jednej osoby nie zatrzymało pracy:

• dodaj co najmniej 2 współwłaścicieli do każdego przepływu, od którego zależy praca; współwłaściciel ma prawie te same uprawnienia co autor, więc może przepływ poprawić i przejąć;
• przy ważnych przepływach ustaw jako właściciela konto usługowe (service principal): przepływ przestaje wtedy zależeć od konkretnego pracownika, ale z łącznikami premium potrzebuje licencji Process albo wskazanego użytkownika z licencją;
• prowadź spis przepływów (właściciel, cel, konta połączeń) i przeglądaj go przy każdym odejściu pracownika.

Jak chronić dane, które przechodzą przez przepływ?

Administrator może ustawić zasady dotyczące danych (dawniej DLP), które dzielą łączniki na grupy. Jeden przepływ nie połączy wtedy łączników z różnych grup, a taki, który łamie zasady, zostaje zawieszony. Przebieg każdego uruchomienia zostaje w historii przez 30 dni, a współwłaściciel ma do niej taki sam dostęp jak autor. Jeśli przez przepływ przechodzą dane klientów, współwłaścicieli wybieraj spośród osób, które i tak mają do nich dostęp.

Pytania i odpowiedzi

Czy Power Automate jest w Microsoft 365?

Tak. Według przewodnika licencyjnego Microsoftu przepływy w chmurze są m.in. w planach Business Basic, Standard i Premium oraz E3 i E5, ale tylko z łącznikami standardowymi i limitem 6 000 akcji na dobę. Za łączniki premium płaci się osobno.

Czy do Power Automate trzeba umieć programować?

Do prostych przepływów nie: buduje się je w projektancie, wybierając wyzwalacz i kolejne kroki z listy. Przepływ, od którego zależy obieg dokumentów, wymaga jednak obsługi błędów, ponowień i dokumentacji, jak każdy system.

Zobacz też

• Webhook
• Elektroniczny obieg dokumentów
• OCR faktur
• Integracja z KSeF

Artykuły, w których pojawia się to pojęcie

• Skrzynka e-Doręczeń w firmie: kto ją odbiera i gdzie trafia pismo
• Ile kosztuje automatyzacja jednego procesu w małej firmie