Integracja z KSeF

Dzięki integracji z KSeF nikt w zespole nie wgrywa ani nie pobiera faktur ręcznie. Program do fakturowania sam wysyła faktury sprzedaży, a faktury zakupu same trafiają do księgowości albo do obiegu dokumentów. Integracja nie jest obowiązkowa, bo KSeF da się obsługiwać ręcznie w narzędziach Ministerstwa Finansów (MF).

Jak to działa?

1. Firma nadaje uprawnienia i tworzy dla programu token KSeF albo certyfikat KSeF.
2. Program uwierzytelnia się w API KSeF 2.0 i dostaje token dostępowy ważny kilkanaście minut. Odnawia go tokenem odświeżającym, ważnym do 7 dni.
3. Program wysyła zaszyfrowaną fakturę w formacie XML (struktura FA(3)), pojedynczo albo w paczce.
4. KSeF nadaje fakturze numer KSeF i wystawia UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. Nadanie numeru oznacza, że faktura została prawidłowo przetworzona.
5. Program regularnie pobiera nowe faktury do własnej bazy. MF zaleca, żeby faktury każdej firmy synchronizować nie częściej niż co 15 minut, a użytkownicy pracowali na tej lokalnej kopii.

Token czy certyfikat KSeF?

Rozporządzenie dopuszcza tokeny do 31.12.2026. Ministerstwo Finansów zapowiada, że tokeny zostaną także po tej dacie, ale z terminem ważności od 1 do 365 dni, a według zespołu API KSeF tokeny wydane do końca 2026 r. będą działać do 30.11.2027. Jeśli Twoja integracja działa na tokenie, zaplanuj przed tą datą nowy token albo przejście na certyfikat. Jak wygenerować token i jakie uprawnienia mu nadać, opisujemy w haśle token KSeF.

Przykład z praktyki

Przykład: skrypt, który kopiuje faktury firmy z KSeF do lokalnej bazy. Dostęp daje mu token z jednym uprawnieniem, przeglądaniem faktur, więc nawet wykradziony nie pozwoli wystawić faktury w imieniu firmy. Skrypt pobiera tylko nowe faktury i nie uruchamia synchronizacji, jeśli od poprzedniej minęło mniej niż 15 minut, tak jak zaleca MF. Faktury przeszukuje się w kopii, więc wyszukiwanie nie zużywa limitu zapytań do KSeF.

Kiedy ma sens, a kiedy nie?

Integracja ma sens, gdy program firmy wystawia faktury sam i ma je wysyłać do KSeF bez ręcznego wgrywania, a faktury zakupu mają trafiać do księgowości, do elektronicznego obiegu dokumentów albo do akceptacji w Power Automate. Daje też komplet faktur w jednym miejscu, czyli jedno źródło prawdy dla księgowości.

Własna integracja nie ma sensu przy kilku fakturach w miesiącu: wystarczy wtedy Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna albo e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym. Jeśli Twój program księgowy ma już połączenie z API KSeF, zwykle trzeba je tylko skonfigurować. Faktury od dostawców zagranicznych i paragony do KSeF nie trafiają, więc dla nich zostaje OCR faktur.

Połączenie KSeF z obiegiem faktur w Microsoft 365 projektujemy w ramach automatyzacji i integracji. Opisz w formularzu, jak faktury zakupu trafiają dziś do akceptacji i do księgowości. Odpowiemy zwykle w 1–2 dni robocze z propozycją, co da się zautomatyzować.

Opisz swój obieg faktur

Na co uważać?

Jak często można pobierać faktury z KSeF?

API KSeF ma limity zapytań, liczone osobno dla każdej pary NIP i adresu IP. W dokumentacji MF zapytanie o listę faktur ma limit 8 na sekundę, 16 na minutę i 20 na godzinę. Synchronizacja co 15 minut zużywa 4 z 20 takich zapytań na godzinę, a odświeżanie co 3 minuty wyczerpałoby cały limit. Po przekroczeniu API zwraca kod 429 z czasem blokady w nagłówku Retry-After, a powtarzane przekroczenia mogą skończyć się blokadą dostępu dla całej firmy albo zakresu adresów IP. MF zastrzega, że limity mogą się zmieniać.

Co z fakturami wystawionymi offline?

W trybie offline24 firma może z własnej decyzji wystawić fakturę poza KSeF, ale według tabeli trybów MF musi ją przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Faktura wystawiona offline i przekazana klientowi poza KSeF ma 2 kody QR. Osobne zasady obowiązują w trybie offline przy niedostępności KSeF, w trybie awaryjnym i przy awarii całkowitej. Integracja musi umieć oznaczyć fakturę jako wystawioną offline i dosłać ją w terminie.

Token działa jak hasło

Kto ma token, ma dostęp do faktur firmy. Według podręcznika MF tokenem może się posługiwać tylko osoba, która go wygenerowała. Faktury zawierają dane kontrahentów, także osób fizycznych, więc zanim wykonawca integracji dostanie do nich dostęp, sprawdź, czy obejmuje go umowa powierzenia danych.

API często się zmienia

Według historii zmian API 23.09.2026 na produkcję weszły 3 wersje, a niektóre pola mają już wyznaczone daty wycofania. Integracja wymaga stałej opieki i testów na środowisku DEMO.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

• 1.02.2026: obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto, i obowiązek odbierania faktur w KSeF dla wszystkich;
• 1.04.2026: obowiązek wystawiania dla pozostałych podatników;
• 1.01.2027: koniec wyjątków przejściowych, m.in. dla faktur wystawianych poza KSeF, jeśli ich suma w miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, i dla faktur z kas rejestrujących;
• 1.01.2027: w tytule przelewu między czynnymi podatnikami VAT trzeba podawać numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy, który obejmuje kilka faktur jednego sprzedawcy.

To opis praktyczny, nie porada podatkowa. W konkretnej sprawie zapytaj księgowego albo doradcę podatkowego.

Pytania i odpowiedzi

Czy integracja z KSeF jest obowiązkowa?

Nie. Obowiązek dotyczy wystawiania i odbierania faktur w KSeF, a sposób połączenia firma wybiera sama. Bez integracji można korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF, aplikacji mobilnej albo e-mikrofirmy, które udostępnia Ministerstwo Finansów.

Czy po wysłaniu faktury trzeba przechowywać UPO?

Nie. Według Ministerstwa Finansów przepisy tego nie wymagają, a nadanie numeru KSeF oznacza, że faktura została prawidłowo przetworzona. Integracja powinna za to zapisać numer KSeF przy każdej fakturze, bo od 1.01.2027 trafi on do tytułu przelewu.

Zobacz też

• Token KSeF
• OCR faktur
• Jedno źródło prawdy
• Power Automate

Artykuły, w których pojawia się to pojęcie

• Jak podłączyć KSeF do własnych narzędzi: token, certyfikat, API