SharePoint
SharePoint to usługa Microsoft 365, w której zespół trzyma wspólne dokumenty w witrynach i bibliotekach, z uprawnieniami i historią wersji plików.
Opublikowano
SharePoint daje zespołowi jedno miejsce na wspólne dokumenty: zamiast kopii w załącznikach i na dysku sieciowym wszyscy otwierają ten sam plik, a Ty decydujesz, kto co widzi. Firmy z planem Microsoft 365 Business Basic, Standard albo Premium mają go już w cenie. Najwięcej zamieszania robią uprawnienia nadawane plik po pliku i ważne dokumenty leżące na koncie jednej osoby.
Jak to działa?
- Pliki leżą w witrynie, w bibliotece dokumentów, czyli w miejscu na pliki z wersjami i uprawnieniami. Witrynę zakładasz dla zespołu, działu albo tematu. Pliki udostępniane w Teams leżą w bibliotece SharePoint, a OneDrive to miejsce na pliki jednej osoby.
- Dostęp nadajesz grupom. Witryna ma 3 domyślne grupy: Właściciele zarządzają witryną, Członkowie edytują pliki, Odwiedzający je czytają. W witrynie zespołu zarządzasz nimi przez zespół w Teams albo grupę Microsoft 365.
- Pliki Worda, Excela i PowerPointa edytujesz razem z innymi w przeglądarce albo w aplikacji. Biblioteka zapisuje wersje plików, więc wrócisz do wcześniejszej.
- Na komputerze pracujesz w zwykłym folderze: bibliotekę dodajesz do OneDrive jako skrót albo synchronizujesz przyciskiem Synchronizuj.
Przykład z praktyki
W firmie usługowej, z którą pracujemy, dokumenty spraw leżą w bibliotece SharePoint z uprawnieniami nadanymi zespołom.
Kiedy ma sens, a kiedy nie?
SharePoint ma sens, gdy kilka osób pracuje na tych samych dokumentach, a różne zespoły mają widzieć różne ich części: umowy, oferty, dokumentację klientów, procedury. Zastępuje dysk sieciowy i załączniki w mailach. Plan Business Basic kosztuje 6,07 EUR za użytkownika miesięcznie, netto, przy płatności rocznej (cennik Microsoftu).
Gdy potrzebujesz rejestru z polami, statusami i powiadomieniami, zakładasz Microsoft Lists, które też działają na SharePoint. Zatwierdzanie dokumentów w bibliotece i w Power Automate opisujemy w haśle elektroniczny obieg dokumentów. Gdy klienci spoza firmy mają się logować i widzieć swoje dokumenty, lepszy będzie osobny portal klienta.
Przepływy, które zapisują załączniki we właściwej bibliotece i rozsyłają powiadomienia o nowych plikach, budujemy w ramach automatyzacji Microsoft 365. Masz pliki rozsypane po dysku sieciowym, pulpitach i skrzynkach? Opisz w formularzu, jak Twoja firma pracuje dziś na dokumentach, a odpowiemy, czy wystarczy do tego Microsoft 365, który już masz.
Na co uważać?
Uprawnienia na pojedynczych plikach
Udostępnienie pojedynczego pliku odcina go od uprawnień biblioteki: późniejsze zmiany uprawnień w bibliotece go nie obejmą. Osoba, której plik udostępniono, zostaje z ograniczonym dostępem do witryny nawet po cofnięciu udostępnienia (Microsoft Support). Microsoft zaleca wbudowane grupy zamiast uprawnień nadawanych jednostkowo. Dokumenty poufne trzymaj w osobnej bibliotece z własnymi uprawnieniami.
Udostępnianie na zewnątrz
Udostępnianie poza firmę jest domyślnie włączone dla całej organizacji. Link typu „każdy” (Anyone) działa bez logowania, a dostępu przez taki link nie da się audytować (Microsoft Learn). Dokumenty klientów udostępniaj wskazanym osobom. Link „każdy” zostaw dla plików, które mogą być publiczne, i zapytaj administratora, czy w Twojej firmie jest w ogóle włączony.
Pliki na kontach osób, które odchodzą
Pliki w OneDrive zależą od konta ich właściciela. Po usunięciu konta przełożony tej osoby dostaje domyślnie dostęp do jej OneDrive na 30 dni, a potem dane trafiają na 93 dni do kosza kolekcji witryn. Samo zablokowanie logowania albo zabranie licencji nie uruchamia tego procesu. Bez ustawionego przełożonego albo drugiego właściciela nikt nie dostaje dostępu automatycznie (Microsoft Learn). Dokumenty zespołu trzymaj więc w bibliotece witryny.
Kosz, wersje i kopia zapasowa
Kosz i historia wersji pomagają po pomyłce. Po awarii albo ataku dane odtworzysz z osobnej kopii zapasowej.
Przenoszenie z dysku sieciowego
Pliki z dysku sieciowego przeniesiesz narzędziem Migration Manager w centrum administracyjnym SharePoint albo bezpłatnym SPMT. Oba kopiują pliki, więc źródło zostaje nietknięte (Microsoft Learn). Przed startem sprawdź, czy pełna ścieżka pliku nie przekracza 400 znaków, a sam plik 250 GB (limity SharePoint). Głębokie struktury folderów spłaszcz przed przeniesieniem, bo łatwo przekraczają limit ścieżki.
Pytania i odpowiedzi
Czym SharePoint różni się od OneDrive i Teams?
OneDrive służy do plików jednej osoby i prac w toku, a SharePoint do plików zespołu i firmy, z uprawnieniami dla grup. Pliki udostępniane w Teams leżą w SharePoint, a SharePoint jest też podstawą OneDrive (Microsoft Support).
Ile miejsca mam w SharePoint?
W planach Business pula miejsca całej firmy to 1 TB plus 10 GB za każdą licencję, np. 2 TB przy 100 użytkownikach. OneDrive każdego użytkownika liczy się osobno. Po przekroczeniu puli grozi tryb tylko do odczytu, dopóki firma nie zwolni albo nie dokupi miejsca (Microsoft Learn).
Co się dzieje z usuniętym plikiem w SharePoint?
Plik trafia do kosza witryny. Gdy ktoś usunie go stamtąd albo opróżni kosz, plik ląduje w koszu drugiego poziomu, czyli w koszu kolekcji witryn, który widzi administrator lub właściciel. Łącznie elementy leżą w koszu 93 dni od usunięcia (Microsoft Support).
Zobacz też
Artykuły, w których pojawia się to pojęcie
Założyciel FKDRIVE. Projektuje, buduje i utrzymuje systemy webowe, automatyzacje i strony.
Porozmawiajmy o Twoim projekcie.
Trzydzieści minut online o jednym albo dwóch procesach, które zjadają najwięcej czasu. Jeśli wolisz napisać, formularz kontaktowy jest równie dobrą drogą.
Umów 30 minut