Power Apps

Jeśli Twoja firma ma Microsoft 365 Business Basic, Standard albo Premium, Power Apps masz już w cenie planu, o ile aplikacja korzysta z łączników standardowych, jak SharePoint, Outlook i Teams. Zbudujesz w nim rejestr spraw, formularz wniosku albo protokół z telefonu w miejsce Excela i maili. Kłopoty zaczynają się przy dużych listach i wtedy, gdy autor aplikacji odchodzi z firmy.

Jak to działa?

1. Dane trzymasz w źródle: najczęściej na liście SharePoint (w Microsoft Lists wybierasz Integrate, Power Apps, Create an app), w tabeli Excel zapisanej w chmurze albo w Dataverse, czyli bazie Microsoftu.
2. Aplikację budujesz w Power Apps Studio (make.powerapps.com): układasz ekrany i piszesz formuły. Budowa aplikacji canvas nie wymaga licencji.
3. Aplikację udostępniasz osobom i grupom. Dane udostępniasz osobno: Excel w OneDrive for Business czy listę SharePoint dostaje każdy użytkownik z własnym uprawnieniem (Microsoft Learn).
4. Użytkownicy otwierają aplikację w przeglądarce, w Teams albo w aplikacji Power Apps na iOS, Android i Windows. Czy aplikacja się otworzy, zależy od licencji użytkownika.

Przykład z praktyki

W firmie usługowej, z którą pracujemy, z rejestru spraw zbudowanego w Power Apps na liście SharePoint korzysta ponad 20 osób.

Kiedy ma sens, a kiedy nie?

Power Apps ma sens, gdy dane już leżą w Microsoft 365, a proces to ewidencja, wniosek albo zatwierdzenie, z którego korzystają pracownicy firmy. Projektujemy takie aplikacje w ramach automatyzacji Microsoft 365.

Gorzej sprawdza się, gdy:

• dane rosną do dziesiątek tysięcy wierszy i potrzebują złożonych filtrów, bo wtedy wyniki bywają niepełne;
• do aplikacji mają się logować klienci spoza firmy: taki portal lepiej zbudować jako aplikację webową;
• aplikacja potrzebuje bazy z rolami i łączników premium dla każdego użytkownika, a licencje wyjdą drożej niż własny system.

Masz rejestr w Excelu, który przestał się mieścić w jednym pliku? Opisz go w formularzu, a odpowiemy, czy zmieści się w Power Apps na licencjach, które już masz.

Opisz swój rejestr

Na co uważać?

Licencja zależy od źródła danych

Wgranie pliku Excel do Power Apps zamienia dane w tabelę Dataverse, czyli przenosi aplikację do licencji premium (Microsoft Learn). Power Apps Premium kosztuje 17,30 EUR za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej (cennik Microsoftu). To cena bez VAT; w złotych Microsoft jej nie podaje. Oznaczenie premium aplikacji zobaczysz w portalu twórcy, na stronie szczegółów aplikacji.

Duża lista i filtr

Gdy formuły filtra nie da się przekazać do źródła danych, Power Apps pobiera tylko pierwsze 500 rekordów i szuka w nich. W ustawieniach aplikacji limit podniesiesz do 2 000. Microsoft ostrzega, że wynik bywa wtedy niepełny: rekord numer 501 po prostu się nie znajdzie. Przy testach ustaw ten limit na 1: formuła, której nie da się przekazać do źródła, zwróci wtedy jeden rekord i od razu ją zauważysz. W SharePoincie dochodzi próg widoku listy: widok z ponad 5 000 elementów może zwrócić błąd, choć lista pomieści do 30 mln elementów (Microsoft Support).

Co się dzieje, gdy autor odchodzi z firmy?

Aplikacja jest związana z kontem autora. Połączenie utworzone na koncie, które wyłączono, staje się nieważne dla wszystkich użytkowników i trzeba je ponownie autoryzować z innego konta (Microsoft Learn). Współwłaściciel może aplikację edytować i udostępniać, ale właściciela zmieni tylko administrator.

Żeby odejście jednej osoby niczego nie zatrzymało:

• dodaj co najmniej 2 współwłaścicieli do każdej aplikacji, od której zależy praca, w tym konto firmowe, które nie należy do jednej osoby;
• prowadź spis aplikacji (właściciel, cel, źródło danych) i sprawdzaj go przy każdym odejściu pracownika;
• ważne aplikacje buduj w osobnym środowisku, a nie w domyślnym: to ostatnie opisujemy w haśle Power Platform.

Pytania i odpowiedzi

Czy Power Apps jest darmowy?

Budowa aplikacji canvas nie wymaga licencji, ale uruchamianie wymaga. Plany Microsoft 365 Business Basic, Standard i Premium wystarczą dla aplikacji na łącznikach standardowych. Dataverse i łączniki premium wymagają licencji Power Apps Premium (FAQ licencyjne).

Dlaczego aplikacja pokazuje tylko 500 albo 2 000 rekordów?

Gdy formuły nie da się przekazać do źródła danych, Power Apps pobiera pierwsze 500 rekordów i na nich pracuje. Limit podniesiesz do 2 000, ale to nie rozwiązuje problemu przy dużej liście. Opis: dokumentacja delegowania.

Co się dzieje z aplikacją, gdy jej autor odejdzie z firmy?

Aplikacja zostaje bez właściciela, a połączenia utworzone na wyłączonym koncie przestają działać dla wszystkich użytkowników. Administrator ustawia nowego właściciela, a inna osoba z dostępem autoryzuje połączenia ponownie. Najlepiej mieć współwłaścicieli, zanim ktoś odejdzie.

Zobacz też

• Power Platform
• Power Automate
• Aplikacja webowa