Jedno źródło prawdy
Jedno źródło prawdy to zasada, według której każdą informację, na przykład NIP klienta, edytuje się w jednym miejscu, a pozostałe systemy pobierają ją stamtąd.
Opublikowano
Gdy NIP klienta, jego adres albo termin sprawy są zapisane w 3 miejscach, prędzej czy później któryś zapis przestanie się zgadzać z resztą, a błąd wyjdzie na fakturze, w piśmie albo w rozmowie z klientem. Zasada rozstrzyga z góry, gdzie daną informację się poprawia, więc nikt nie musi zgadywać, która wersja jest aktualna.
Chodzi przede wszystkim o dane klientów, kontrahentów i pracowników oraz o listę usług, bo trafiają do prawie każdej faktury, umowy, pisma i przypomnienia o terminie.
Jak to działa?
- Spis. Wypisz, gdzie dziś są zapisane dane klientów, terminy i dokumenty oraz kto je zmienia: program księgowy, arkusze, skrzynki, kalendarze, system spraw.
- Wybór miejsca edycji. Dla każdej informacji wskaż jedno miejsce, w którym się ją wpisuje i poprawia: dane klienta w kartotece klientów, terminy w ewidencji spraw. Faktury wystawia jeden program z integracją z KSeF, który bierze dane nabywcy z tej kartoteki.
- Połączenie reszty. Pozostałe programy pobierają dane z tego miejsca albo dostają ich kopię tylko do odczytu, aktualizowaną automatycznie. Jeśli kopię trzeba czasem edytować, ustal, która zmiana wygrywa, gdy dwie sobie przeczą.
- Porządki i odpowiedzialność. Połącz duplikaty w jeden rekord i dla każdego rodzaju danych wyznacz osobę, która zatwierdza zmiany i pilnuje, żeby niczego nie brakowało.
Przykład z praktyki
W firmie usługowej, z którą pracujemy, ponad połowa kartotek klientów wisiała na jednym koncie, a w 8 na 10 kartotek brakowało danych podstawowych. W takiej sytuacji porządki zaczyna się od kartoteki: najpierw jedno miejsce edycji i komplet danych podstawowych, potem dokumenty, które z nich powstają.
W innej firmie usługowej formularz urzędowy na 477 komórek wypełnia się z danych podanych raz, a kolejne dokumenty w elektronicznym obiegu dokumentów biorą je z tego samego rekordu. Oba wdrożenia opisujemy w case studies.
Kiedy ma sens, a kiedy nie?
Zasada ma sens, gdy:
- te same dane klienta wpisuje się w kilku programach albo arkuszach;
- dokumenty powstają z danych: faktury, umowy, pisma, formularze urzędowe;
- kilka osób zmienia dane tych samych klientów;
- firma łączy systemy, na przykład program księgowy z KSeF albo rejestr spraw z portalem klienta.
Jednoosobowej firmie z jednym programem i bez integracji wystarczy reguła „tę informację poprawiamy tylko tu”. Nie musisz też szukać jednego programu do wszystkiego. Ustal, który z obecnych programów jest nadrzędny dla której informacji. Przy projektowaniu systemów webowych ustalamy to na początku, bo nowy system bez tej decyzji staje się kolejną kopią danych.
Napisz w formularzu, w jakich programach trzymasz dziś dane klientów. Odpowiemy zwykle w 1–2 dni robocze z propozycją, od czego zacząć porządki.
Na co uważać?
Pomyłka na fakturze zostaje w KSeF. Faktury wystawionej na błędny NIP nabywcy nie da się anulować. Według podręcznika KSeF Ministerstwa Finansów trzeba wystawić fakturę korygującą do zera i nową fakturę z poprawnymi danymi, a błędna zostaje przypisana temu, kto ma ten NIP. Jedna sprawdzona kartoteka klienta zmniejsza ryzyko takiej pomyłki.
Każda kopia to kolejne miejsce do poprawienia. Gdy klient poprosi o poprawienie swoich danych, trzeba to zrobić wszędzie, gdzie są zapisane.
Błąd w źródle trafia wszędzie. Jeśli w kartotece jest zły adres, pojawi się w każdym dokumencie, który z niej powstaje. Przed przeniesieniem danych połącz duplikaty i uzupełnij braki. Samo łączenie duplikatów bywa bardziej pracochłonne niż przeniesienie.
Jeden punkt awarii. Gdy dane są w jednym miejscu, ich utrata zatrzymuje całą pracę naraz. Od początku rób kopie zapasowe i co jakiś czas sprawdzaj, czy da się z nich odtworzyć dane.
Koszt połączeń. Każde połączenie między programami trzeba zbudować i utrzymywać, a po zmianie jednego z programów sprawdzić na nowo.
Kopie robocze. Eksport do arkusza, załącznik w mailu albo plik na pulpicie szybko się starzeją, bo nikt ich nie poprawia razem ze źródłem.
Pytania i odpowiedzi
Czy jedno źródło prawdy oznacza jeden program do wszystkiego?
Nie musi. Zasada dotyczy miejsca edycji: księgowość, system spraw i poczta mogą działać osobno, jeśli NIP klienta poprawia się tylko w jednym z nich, a pozostałe pobierają go automatycznie albo trzymają kopię tylko do odczytu.
Od czego zacząć porządkowanie danych klientów?
Od spisu: gdzie dziś są dane klientów i kto je zmienia. Potem wybierz jedno miejsce edycji, połącz duplikaty i wskaż osobę, która zatwierdza zmiany. Na końcu podłącz pozostałe programy, żeby czytały dane z tego miejsca.
Zobacz też
Artykuły, w których pojawia się to pojęcie
Założyciel FKDRIVE. Projektuje, buduje i utrzymuje systemy webowe, automatyzacje i strony.
Porozmawiajmy o Twoim projekcie.
Trzydzieści minut online o jednym albo dwóch procesach, które zjadają najwięcej czasu. Jeśli wolisz napisać, formularz kontaktowy jest równie dobrą drogą.
Umów 30 minut