Ile kosztuje automatyzacja jednego procesu w małej firmie

Pierwsza działająca wersja automatyzacji jednego procesu kosztuje u nas od 2 tys. zł, a rozbudowana, z kilkoma obiegami i integracjami z innymi programami, zwykle 4–12 tys. zł. Prosta automatyzacja w obrębie Microsoft 365 trwa 1–2 tygodnie, a z integracją z innym programem 3–6 tygodni. Po starcie płacisz licencje, jeśli przepływ ich wymaga, a opieka po wdrożeniu jest opcjonalna.

Co wchodzi w cenę automatyzacji?

Zaczynamy od jednego procesu: tego, który kosztuje najwięcej godzin. Przed zmianą mierzymy go: liczba sztuk w miesiącu razy czas obsługi jednej sztuki. Bez tej liczby po wdrożeniu nie da się powiedzieć, ile automatyzacja dała.

Od 2 tys. zł kosztuje pojedynczy obieg doprowadzony do końca i działający na produkcji. Rozbudowana automatyzacja to kilka powiązanych obiegów, integracje z innymi programami oraz obsługa błędów i logowanie zdarzeń, czyli zapis tego, co przepływ zrobił i gdzie się zatrzymał (zakres na stronie usługi). Kolejne obiegi dokładamy dopiero wtedy, gdy pierwszy działa i zespół z niego korzysta.

Przy większych projektach pierwszym krokiem bywa płatna mapa procesów za ok. 2000 zł, odliczana od ceny wdrożenia (konsultacja).

Co podnosi cenę automatyzacji?

Cenę podnoszą głównie 3 rzeczy, w tej kolejności.

Program bez API. Gdy program udostępnia API, przepływ wymienia z nim dane bezpośrednio i tanio. Gdy API nie ma, zostają obejścia: eksport i import pliku, skrzynka mailowa jako wejście dla przepływu albo robot klikający po ekranie programu (RPA). Każde z nich kosztuje więcej pracy i daje więcej miejsc na błąd. RPA bez nadzoru wymaga w dodatku licencji Process i maszyny z Windows, na której nikt nie jest zalogowany, a jeden bot obsługuje jedno uruchomienie naraz. Inna rozdzielczość ekranu potrafi zepsuć kliknięcia.

Bałagan w danych. Przepływ powiela to, co znajdzie w danych. Duplikaty, różne zapisy tego samego klienta i brak jednego miejsca, w którym leży prawda o sprawie, trzeba uporządkować przed automatyzacją. Im mniej źródeł, tym krótsza i tańsza automatyzacja, dlatego najpierw ustala się jedno źródło prawdy.

Licencje premium. Przepływy w chmurze na łącznikach standardowych (SharePoint, Outlook, Teams, Excel Online, Forms) działają w ramach licencji Microsoft 365 bez dopłaty. Dopłata zaczyna się przy pierwszym łączniku premium, na przykład Dataverse albo SQL Server (lista łączników premium). Przed budową trzeba sprawdzić, czy wszystkie potrzebne łączniki są standardowe, bo od tego zależy stały koszt po uruchomieniu.

Jeśli wiesz, który proces chcesz zautomatyzować, opisz go w kilku zdaniach. Odpowiemy, który z 3 czynników dotyczy Twojego przypadku i w którą stronę przesunie cenę.

Opisz swój proces

Ile kosztuje automatyzacja po uruchomieniu?

Nasza praca jest jednorazowa. Stałym kosztem są licencje po stronie Twojej firmy, a opieka po wdrożeniu po naszej stronie jest dodatkiem i zaczyna się od ok. 500 zł miesięcznie: monitoring działania, reakcja na zmiany w narzędziach zewnętrznych i drobne usprawnienia (opieka po wdrożeniu).

Licencje według cennika Microsoftu (ceny w euro netto przy płatności rocznej, w złotych Microsoft ich nie podaje):

Źródło: cennik Power Automate i FAQ licencji. Przy przepływie uruchamianym przyciskiem i łączniku premium każdy uruchamiający potrzebuje Premium. Dla 10 osób Premium kosztuje tyle co 1 Process (10 x 13,00 EUR = 130,00 EUR), od 11 osób taniej jest licencjonować przepływ.

Po uruchomieniu pilnuj 3 rzeczy:

• Limit akcji na dobę. Do limitu liczy się każda akcja, także nieudana i ponowiona. W licencji Microsoft 365 to 6 000 akcji na dobę, więc na przykład przepływ z 12 akcjami uruchamiany 200 razy dziennie zużywa 2 400 akcji i mieści się w limicie.
• Wyłączenie przepływu. Przepływ, który stale kończy się błędem przez 14 dni albo nie był uruchamiany przez 90 dni, może zostać wyłączony (przy braku uruchomień wyjątkiem są właściciele z licencją Premium i przepływy na Process).
• Odejście autora przepływu. Połączenia działają na koncie pracownika, który je założył, a po jego odejściu przepływ może przestać działać. Zabezpieczają przed tym współwłaściciel przepływu albo konto usługowe jako właściciel.

Zmiana po stronie dostawcy programu, na przykład wycofanie łącznika albo pola w API, też może wymagać poprawki przepływu.

Czy automatyzacja się zwróci?

Rachunek jest prosty: godziny ręcznej pracy w miesiącu razy koszt godziny pracy, porównane z ceną wdrożenia. Według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw w sierpniu 2026 wyniosło 9 259,54 zł. Przy 168 godzinach w miesiącu to w przybliżeniu 55 zł brutto za godzinę, bez kosztów pracodawcy.

Przykład obliczeniowy (nie opisuje żadnego wdrożenia): proces zabiera 5 godzin tygodniowo, czyli 250 godzin w roku przy 50 tygodniach pracy. Przy 55 zł za godzinę (dane GUS wyżej) to ok. 13 750 zł rocznie, czyli ok. 1 150 zł miesięcznie. Automatyzacja za 8 tys. zł z widełek na stronie usługi zwraca się wtedy po ok. 7 miesiącach. Jeśli doliczysz opcjonalną opiekę po wdrożeniu za 500 zł miesięcznie, miesięczna oszczędność spada do ok. 650 zł, a zwrot wydłuża się do ok. 12 miesięcy. Przy łączniku premium odejmij jeszcze licencję.

Dwa przykłady z wdrożeń, opisanych w case studies:

• automatyzacja obiegu dokumentów na Power Automate: ok. 6 h tygodniowo mniej przepisywania danych między narzędziami,
• jednorazowe narzędzie: 4027 pozycji z PDF w tabeli po ok. godzinie pracy narzędzia zamiast 22–34 h, a i tak się opłaciło.

Jak przygotować się do wyceny automatyzacji?

Zbierz przed pierwszą rozmową:

1. Który proces chcesz zautomatyzować i gdzie zaczyna się on, a gdzie kończy.
2. Ile razy w tygodniu się powtarza i ile trwa jedno wykonanie.
3. Jakie programy w nim biorą udział i czy mają API albo eksport danych. Przy kilku programach przyda się hasło integracja systemów.
4. Kto ma jakie licencje Microsoft 365.
5. Gdzie leżą dane i czy są w jednym miejscu.

Z takiej listy da się zrobić zakres do wyceny, a często od razu wskazać, czy wystarczy prosta automatyzacja w Microsoft 365, czy potrzebna będzie integracja. Jeśli zamiast przepływu potrzebujesz portalu dla klientów, koszty opisujemy w artykule ile kosztuje portal klienta.

Zapytaj o wycenę automatyzacji

Pytania i odpowiedzi

Ile kosztuje automatyzacja jednego procesu w małej firmie?

U nas od 2 tys. zł za pierwszą działającą wersję, a z integracjami z innymi programami zwykle 4–12 tys. zł. Widełki opisujemy na stronie automatyzacji w Microsoft 365.

Ile trwa automatyzacja jednego procesu?

Prosta automatyzacja w obrębie Microsoft 365 trwa 1–2 tygodnie od pierwszej rozmowy. Z integracją z innym programem 3–6 tygodni.

Czy po uruchomieniu automatyzacji płaci się dalej?

Tak, za licencje, jeśli przepływ używa łączników premium. Przepływy na łącznikach standardowych działają w ramach licencji Microsoft 365. Opieka po wdrożeniu po naszej stronie jest opcjonalna i zaczyna się od ok. 500 zł miesięcznie.

Po jakim czasie automatyzacja się zwraca?

Zależy od liczby godzin, które zabiera ręczna praca. W przykładowym rachunku w tym artykule proces na 5 godzin tygodniowo i wdrożenie za 8 tys. zł zwracają się po ok. 7 miesiącach, a z opieką po wdrożeniu po ok. 12.

Pojęcia z tego artykułu

• API
• Jedno źródło prawdy
• Integracja systemów
• Power Automate
• SharePoint