Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to ustalona ścieżka dokumentu elektronicznego w firmie: wpływ, przypisanie, akceptacja i archiwum, z zapisem każdego kroku.
Opublikowano
W obiegu elektronicznym wiesz, u kogo jest dokument, do kiedy i co trzeba z nim zrobić. Faktura ma wyznaczoną osobę do akceptacji, pismo trafia do właściwej sprawy, a po latach da się sprawdzić, kto co zatwierdził.
Czy firma prywatna musi mieć elektroniczny obieg dokumentów?
Nie musi, to decyzja firmy. Każda firma musi jednak przez określoną liczbę lat przechowywać i chronić dokumenty, takie jak faktury, dokumenty księgowe czy akta pracowników. Część z nich już wpływa elektronicznie: faktury przez KSeF, a pisma z urzędów na adres do e-Doręczeń. Przy kilku osobach i kilku kanałach wpływu trudno tego dopilnować w skrzynkach i folderach.
To opis praktyczny, nie porada prawna ani podatkowa. W konkretnej sprawie zapytaj prawnika albo księgowego.
Jak to działa?
- Rejestracja wpływu. Dokument dostaje numer i opis w chwili wpływu, niezależnie od kanału: faktura z KSeF, pismo z e-Doręczeń, mail, skan papieru. Fakturę spoza KSeF albo paragon może odczytać OCR faktur.
- Przypisanie (dekretacja). Dokument trafia do osoby albo działu, z terminem i informacją, co trzeba z nim zrobić. Pismo w sprawie klienta ląduje w ewidencji spraw. Jak kierować tam pisma ze skrzynki do e-Doręczeń, opisujemy w artykule o e-Doręczeniach w obiegu dokumentów.
- Akceptacja. Osoba uprawniona zatwierdza albo odrzuca dokument, a system zapisuje, kto i kiedy to zrobił. Przy wyższych kwotach akceptacja może przechodzić kolejno przez kilka osób.
- Zakończenie. Dokument dostaje wersję ostateczną i status, a zaakceptowana faktura kosztowa trafia do księgowania.
- Archiwum. Dokument zostaje w archiwum przez wymagany okres, z uprawnieniami i historią zmian, a po jego upływie system przypomina o usunięciu.
Microsoft 365 jako baza obiegu
Jeśli Twoja firma pracuje na Microsoft 365, ma podstawę obiegu na miejscu. SharePoint przechowuje dokumenty z wersjami i uprawnieniami, a biblioteka dokumentów może sama wymagać zatwierdzenia: nowy plik czeka, aż zatwierdzi go osoba z prawem zarządzania listą. Bardziej złożone akceptacje prowadzi Power Automate. Ustawisz w nim, czy dokument muszą zatwierdzić wszyscy, czy wystarczy pierwsza odpowiedź, czy osoby zatwierdzają go po kolei. Każdy odpowiada prosto z Outlooka albo Teams. Według dokumentacji Microsoftu zatwierdzenia działają na konektorze standardowym, więc wystarcza licencja z dostępem do Power Automate i konektorów standardowych.
Przykład z praktyki
Obieg nie musi zaczynać się od przepisywania. W firmie usługowej, z którą pracujemy, formularz urzędowy na 477 komórek jest wypełniany z danych podanych raz, czyli z jednego źródła prawdy. W obiegu zostaje tylko sprawdzenie i akceptacja gotowego dokumentu. Opis wdrożenia znajdziesz w case studies.
Kiedy ma sens, a kiedy nie?
Obieg elektroniczny ma sens, gdy:
- dokumenty wymagają akceptacji więcej niż jednej osoby, na przykład faktury kosztowe i umowy;
- dokumenty wpływają kilkoma kanałami: KSeF, e-Doręczenia, mail, papier;
- trzeba wykazać, kto i kiedy coś zatwierdził;
- część zespołu pracuje zdalnie.
W jednoosobowej firmie z kilkunastoma dokumentami miesięcznie wystarczą foldery, zasady nazywania plików i kalendarz. Nie wdrażaj też obiegu, zanim ustalisz, kto akceptuje jakie dokumenty i do jakiej kwoty. System tego za Ciebie nie ustali.
Obieg, który wychodzi poza Microsoft 365, na przykład z portalem dla klientów albo nietypowymi akceptacjami, budujemy jako system webowy. Napisz nam, jakie dokumenty i którędy wpływają dziś do Twojej firmy. Odpiszemy zwykle w 1–2 dni robocze, czy wystarczy Microsoft 365, czy potrzebny jest osobny system.
Na co uważać?
Faktury w KSeF. Wystawionej faktury nie da się w KSeF anulować, a pomyłkę poprawia się korektą. Dlatego fakturę sprzedażową zatwierdzaj przed wysłaniem do KSeF. Według podręcznika KSeF 2.0 system przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku wystawienia, a potem je usuwa. Jak połączyć obieg z KSeF, opisujemy w haśle integracja z KSeF.
Stare obiegi w SharePoint. W Microsoft 365 przepływy pracy SharePoint 2010 przestały działać w 2020 r., a SharePoint 2013 w kwietniu 2026 r. Obieg zbudowany na nich trzeba odtworzyć w Power Automate albo przez zatwierdzanie w bibliotece.
Okresy przechowywania. Zależą od rodzaju dokumentu i liczy się je od różnych dat. Poproś księgowego o listę okresów dla dokumentów Twojej firmy i przypisz je w systemie do rodzajów dokumentów, żeby sam przypominał o usunięciu.
Licencje i połączenia. Połączenie obiegu z systemami spoza Microsoft 365, na przykład z programem księgowym, może wymagać płatnych konektorów premium. Sprawdź to przed wdrożeniem i ustal, kto będzie utrzymywał przepływy.
Pytania i odpowiedzi
Czym EOD różni się od EZD?
EZD to system, w którym urzędy prowadzą dokumentację według przepisów dla administracji. EOD to obieg dokumentów w firmie prywatnej, która sama wybiera narzędzie i ustala etapy.
Czy skan dokumentu wystarczy w elektronicznym obiegu?
Do obiegu i archiwum skan wystarczy. Nie zastąpi jednak dokumentu w formie pisemnej: jego elektronicznym odpowiednikiem jest plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Czy trzeba zachować papierowy oryginał, zależy od rodzaju dokumentu.
Czy do obiegu dokumentów wystarczy Microsoft 365?
Jeśli firma już na nim pracuje, często tak: dokumenty trzyma w SharePoint, a akceptacje prowadzi w Power Automate. Połączenie z programem księgowym albo KSeF może jednak wymagać płatnych konektorów premium, więc sprawdź licencje przed wdrożeniem.
Zobacz też
Artykuły, w których pojawia się to pojęcie
Założyciel FKDRIVE. Projektuje, buduje i utrzymuje systemy webowe, automatyzacje i strony.
Porozmawiajmy o Twoim projekcie.
Trzydzieści minut online o jednym albo dwóch procesach, które zjadają najwięcej czasu. Jeśli wolisz napisać, formularz kontaktowy jest równie dobrą drogą.
Umów 30 minut