Pobieranie faktur z KSeF do SharePoint: jak to zautomatyzować

Faktury kosztowe z KSeF mogą same trafiać do SharePoint. Mały program co godzinę pobiera nowe faktury przez API KSeF, zapisuje XML i PDF w bibliotece dokumentów i wypełnia kolumny: numer KSeF, sprzedawcę, kwotę i datę. Dalej Power Automate prowadzi fakturę do akceptacji. Samego logowania do KSeF Power Automate bez dodatkowego kodu nie zrobi, dlatego tę część oddajemy programowi.

Jak faktura trafia z KSeF do SharePoint?

Przepływ ma 5 kroków. Pierwsze 4 robi program, piąty Power Automate.

1. Logowanie. Program loguje się do KSeF tokenem z jednym uprawnieniem: przeglądaniem faktur. Jak wybrać między tokenem a certyfikatem, opisujemy w artykule jak podłączyć KSeF do własnych narzędzi.
2. Nowe faktury. Co godzinę w godzinach pracy program pyta KSeF o faktury kosztowe od ostatniego pobrania. Do stałej synchronizacji Ministerstwo Finansów rekomenduje eksport paczek z punktem kontrolnym: program zapamiętuje, do którego momentu dotarł, i następnym razem zaczyna od tego miejsca.
3. PDF z XML. API KSeF zwraca fakturę jako XML. PDF do czytania program robi z tego pliku, na przykład biblioteką Ministerstwa Finansów do wizualizacji faktur.
4. Zapis w SharePoint. Program wgrywa oba pliki do biblioteki dokumentów przez Microsoft Graph i uzupełnia kolumny danymi z faktury.
5. Obieg. Power Automate zauważa nowy plik w bibliotece i uruchamia akceptację, powiadomienie albo przekazanie do księgowości.

Faktura z KSeF to dane, a nie skan, więc OCR faktur nie jest tu potrzebny: kwoty i NIP-y program bierze wprost z XML.

W jednej z firm transportowych, z którymi pracujemy, faktury kosztowe z KSeF wpadają do SharePoint automatycznie: ok. 150–200 miesięcznie, bez ręcznego pobierania. SharePoint przechowuje tam pliki, a zespół pracuje na fakturach w wewnętrznym portalu, czyli aplikacji webowej.

Zapytaj o przepływ z KSeF

Co zapisać w SharePoint: XML, PDF czy oba?

Zapisuj oba pliki. XML jest oryginałem z KSeF, a PDF służy do czytania i do wysłania księgowej. Nazwą pliku niech będzie numer KSeF: każda faktura ma własny, więc program łatwo sprawdzi, czy faktura już jest w bibliotece.

Foldery ogranicz do roku i miesiąca. Resztę trzymaj w kolumnach SharePoint, bo po kolumnach da się filtrować, sortować i ustawiać widoki.

Przy 2 plikach na fakturę i 150–200 fakturach miesięcznie biblioteka przekroczy próg widoku 5 000 elementów po ok. 13–17 miesiącach. Pliki dalej się zapiszą, ale widok, który ma pokazać ponad 5 000 elementów naraz, przestanie działać. Dlatego od początku zaindeksuj kolumny daty i statusu i ustaw widoki z filtrem, na przykład „bieżący miesiąc” albo „do akceptacji”.

Czym to zbudować: program, Power Automate czy oba?

Najprościej podzielić pracę: program rozmawia z KSeF, a Power Automate z ludźmi.

Czemu nie wszystko w Power Automate? Logowanie tokenem KSeF wymaga zaszyfrowania go kluczem publicznym Ministerstwa algorytmem RSA (dokumentacja API), a wyrażenia Power Automate nie mają takiej funkcji. Da się to obejść konektorem niestandardowym z kodem w C#, ale on, tak samo jak konektor HTTP do dowolnego API, wymaga płatnego planu. Power Automate Premium kosztuje 13 euro netto na użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej, a Microsoft 365 obejmuje tylko konektory standardowe.

Na co uważać przy automatycznym pobieraniu?

• Duplikaty. Kolejne okna pobierania mogą się zazębiać, dlatego Ministerstwo zaleca usuwać duplikaty po numerze KSeF. Przed zapisem program sprawdza, czy plik o tej nazwie już jest.
• Faktura jeszcze niedostępna. Faktura bywa przyjęta w KSeF, ale jeszcze niegotowa do pobrania. Program zostawia ją wtedy na następny przebieg.
• Limity. Lista faktur ma limit 20 zapytań na godzinę, a Ministerstwo zaleca odstęp nie krótszy niż 15 minut (limity API). Pobieranie co godzinę mieści się w tym z zapasem.
• Uprawnienia. Bibliotekę z fakturami widzą tylko osoby z obiegu kosztów i księgowość. Program zapisuje pliki z osobnego konta aplikacji w Microsoft Entra ID, a jego sekret i token KSeF trzymasz poza kodem.
• Zmiany w API. Ministerstwo zmienia API i podaje daty wycofań w historii zmian, więc przepływ potrzebuje kogoś, kto to śledzi.

Ile kosztuje taki przepływ i ile trwa?

Automatyzacja zaczyna się u nas od 2 tys. zł, a z integracją z innym programem kosztuje zwykle 4–12 tys. zł i trwa 3–6 tygodni. Przepływ z KSeF do SharePoint z obiegiem akceptacji to ten drugi przypadek. Licencje przy podziale z tabeli wyżej to zwykle nic ponad Microsoft 365 i bezpłatna pula Azure Functions. Co jeszcze wpływa na cenę, opisujemy w artykule ile kosztuje automatyzacja jednego procesu.

Jeśli ktoś w Twojej firmie pobiera dziś faktury z KSeF ręcznie, opisz, gdzie mają trafiać i kto je zatwierdza. Odpowiemy, jak zbudować przepływ i ile będzie kosztował.

Opisz obieg swoich faktur

Pytania i odpowiedzi

Czy Power Automate sam pobierze faktury z KSeF?

Bez dodatkowego kodu nie. Logowanie tokenem KSeF wymaga szyfrowania RSA, którego nie ma w wyrażeniach Power Automate. Pobieranie i zapis robi więc mały program, a Power Automate prowadzi obieg na konektorach standardowych z licencji Microsoft 365.

Czy KSeF daje fakturę w PDF?

API KSeF zwraca fakturę jako XML. PDF tworzy się z tego pliku, na przykład biblioteką Ministerstwa Finansów do wizualizacji faktur i UPO.

Jak często pobierać faktury z KSeF?

Co godzinę w godzinach pracy: faktura jest w SharePoint tego samego dnia. Ministerstwo zaleca odstęp nie krótszy niż 15 minut, a lista faktur ma limit 20 zapytań na godzinę.

Ile faktur zmieści biblioteka SharePoint?

Biblioteka mieści do 30 milionów elementów. Widok bez filtra pokaże najwyżej 5 000, dlatego przy większej liczbie faktur ustaw widoki z filtrem na indeksowanej kolumnie.

Pojęcia z tego artykułu

• Integracja z KSeF
• Token KSeF
• Numer KSeF
• SharePoint
• Power Automate
• API
• Aplikacja webowa
• OCR faktur
• Elektroniczny obieg dokumentów