Power Automate Desktop

Jeśli ktoś w Twojej firmie codziennie przepisuje dane do starego programu, który nie ma API ani eksportu, Power Automate Desktop zrobi to za niego: robot otwiera okno, wpisuje wartości i klika przyciski. Taka automatyzacja pracy na ekranie nazywa się RPA, czyli zrobotyzowaną automatyzacją procesów. Przepływy uruchamiane ręcznie na własnym komputerze nic nie kosztują, ale robot, który ma pracować bez nikogo przy komputerze, wymaga płatnej licencji i osobnej maszyny z Windows.

Jak to działa?

1. Przepływ budujesz w aplikacji Power Automate for desktop (taką nazwę ma u Microsoftu), która działa w Windows 10 i 11, także w wersji Home, oraz w Windows Server. Składasz go z ponad 400 gotowych akcji (pliki, Excel, przeglądarka, okna programów) albo nagrywasz własne kliknięcia i wpisywanie.
2. Nagrywarka zapisuje kliknięcia i klawisze jako działania na elementach okna, na przykład na przycisku albo polu. Gdy program ich nie udostępnia, przepływ rozpoznaje obraz i odczytuje tekst z ekranu (OCR).
3. Przepływ uruchamiasz ręcznie przyciskiem Start albo z przepływu w chmurze: po zdarzeniu, o ustalonej godzinie lub po kliknięciu przycisku. W drugim wariancie komputer musi być zarejestrowany w Power Automate.
4. Robot pracuje w 2 trybach. Z obecnością użytkownika działa na ekranie zalogowanej osoby. Bez nadzoru Power Automate sam loguje się na maszynę przez zdalny pulpit (RDP), uruchamia przepływ przy zablokowanym ekranie i na końcu się wylogowuje (Microsoft Learn).

Przykład z praktyki

Typowa sytuacja: dostawca co tydzień przysyła cennik w pliku Excel, a firmowy program magazynowy przyjmuje ceny tylko przez ręczne wpisywanie w oknach. Przepływ otwiera plik, bierze kolejne wiersze, wpisuje ceny w programie i zapisuje. Wiersze, których nie da się dopasować, trafiają na listę do sprawdzenia. Jeśli program ma import z pliku albo API, robot na ekranie nie jest potrzebny.

Kiedy ma sens, a kiedy nie?

Przepływ desktopowy ma sens, gdy program nie ma gotowego łącznika ani API, a zadanie sprowadza się do tych samych kliknięć za każdym razem. Tak bywa ze starym programem księgowym albo magazynowym i z portalem dostawcy bez eksportu danych. Takie przepływy projektujemy w ramach automatyzacji Microsoft 365.

Gorzej sprawdza się, gdy:

• program często zmienia wygląd po aktualizacjach, więc robota trzeba wtedy poprawiać;
• zadanie wymaga oceny człowieka i nie da się go opisać stałymi regułami;
• robot ma pracować bez nadzoru, a firma nie ma wolnego komputera z Windows.

Gdy program ma łącznik albo API, wybierz przepływ w chmurze: steruje aplikacjami bez klikania w okna, więc nie zależy od tego, jak program wygląda. Oba rodzaje współpracują: przepływ w Power Automate uruchomi przepływ desktopowy po nowym mailu albo o ustalonej godzinie. Sposoby łączenia programów opisujemy w haśle integracja systemów.

Masz program bez API i bez eksportu? Opisz go w formularzu, a odpowiemy, czy wystarczy łącznik albo eksport pliku, czy potrzebny jest robot na ekranie.

Opisz swój program

Na co uważać?

Co jest bezpłatne, a co kosztuje

Ręczne uruchamianie przepływów na własnym komputerze nic nie kosztuje: wystarczy konto Microsoft albo licencja Free na koncie służbowym. Przewodnik licencyjny Microsoftu opisuje bezpłatne prawa dołączone do wybranych licencji Windows jako automatyzację osobistą, bez gwarancji dostępności i wsparcia, nieprzeznaczoną do zadań krytycznych dla firmy. Za uruchamianie z chmury i za pracę bez nadzoru płacisz:

Ceny to EUR przy płatności rocznej. W złotych Microsoft cen nie podaje. 1 bot to 1 uruchomienie naraz: kolejny przepływ czeka na wolny moment albo potrzebuje drugiej licencji.

Praca bez nadzoru

Tryb bez nadzoru wymaga maszyny z Windows, na której nikt nie jest zalogowany: komputer z jakąkolwiek sesją, także zablokowaną, nie uruchomi przepływu. Stanowisko pracownika odpada, potrzebny jest osobny komputer albo maszyna wirtualna z co najmniej 4 rdzeniami procesora (wymagania). Oprócz licencji Process potrzebny jest użytkownik z licencją Premium: rejestruje maszynę, a jego połączenie służy do uruchamiania przepływu (licencje). Przewodnik licencyjny zastrzega też, że oprogramowanie obsługiwane przez bota, na przykład Windows albo Office, może wymagać osobnej licencji. Sesja zdalnego pulpitu może mieć inną rozdzielczość ekranu niż ta, na której budowałeś przepływ, i wtedy robot nie znajdzie elementu albo kliknie w niewłaściwy element.

Zmiana wyglądu programu

Przepływ może przestać działać, gdy program albo strona zmienią identyfikatory elementów. Po każdej większej aktualizacji obsługiwanego programu sprawdź przepływ na próbnych danych i popraw wskazanie elementu. Program bez API podnosi też cenę samej automatyzacji, bo robot na ekranie wymaga więcej pracy i daje więcej miejsc na błąd. Wyceny opisujemy w artykule ile kosztuje automatyzacja jednego procesu.

Hasła i konto, na którym działa robot

Robot ma uprawnienia konta Windows, na którym się loguje, więc daj temu kontu tylko dostęp potrzebny do zadania. Nie wpisuj haseł na stałe w akcjach przepływu: oznaczenie zmiennej jako wrażliwej nie chroni takiego hasła, bo zostaje ono jawnym tekstem w oknie akcji i w definicji przepływu. Dane logowania do maszyny możesz zapisać w Azure Key Vault (Microsoft Learn). Połączenia z maszyną nie da się udostępnić innej osobie, a licencję Premium musi mieć jego twórca, więc przed odejściem tej osoby ustal, kto założy nowe. Zasady dotyczące środowisk i właścicieli opisujemy w haśle Power Platform.

Pytania i odpowiedzi

Czy Power Automate Desktop jest darmowy?

Częściowo. Ręczne uruchamianie przepływów na własnym komputerze nic nie kosztuje, wystarczy konto Microsoft albo licencja Free. Uruchamianie z chmury wymaga licencji Premium, a praca bez człowieka przy komputerze licencji Process i użytkownika z licencją Premium (licencje Power Automate).

Czy Power Automate Desktop działa na Windows Home i na Macu?

Na Windows Home zbudujesz przepływ i uruchomisz go ręcznie, ale nie wyzwolisz go z chmury. Na Macu aplikacji nie uruchomisz: wymagania Microsoftu wymieniają tylko Windows 10, Windows 11 i Windows Server od wersji 2016, bez procesorów ARM (wymagania).

Dlaczego przepływ bez nadzoru nie startuje na komputerze z zalogowanym użytkownikiem?

Tryb bez nadzoru wymaga maszyny, na której wszyscy są wylogowani. Windows 10 i 11 nie uruchomią go przy żadnej aktywnej sesji, także zablokowanej. Wyloguj sesję albo użyj osobnego komputera (Microsoft Learn).

Zobacz też

• Power Automate
• API
• Integracja systemów
• Power Platform