Ewidencja spraw

W ewidencji sprawdzisz, co się dzieje w sprawie, bez szukania osoby, która ją prowadzi. Z tego samego rejestru pilnujesz terminów i przekazujesz sprawy zastępcy, gdy prowadzący jest na urlopie, na rozprawie albo odchodzi.

Jak to działa?

1. Założenie sprawy. Sprawa dostaje numer, klienta, rodzaj i osobę prowadzącą. Przy przyjęciu zespół sprawdza w bazie, czy to nowy klient, czy nie ma konfliktu interesów i czy sprawa wymaga procedury AML.
2. Dokumenty przy sprawie. Pisma, notatki i korespondencja trafiają do sprawy, więc nie zostają w skrzynce osoby prowadzącej. Dotyczy to także pism ze skrzynki do e-Doręczeń. Jak ją wpiąć w obieg pism w firmie, opisujemy w artykule o e-Doręczeniach w obiegu dokumentów. Całą drogę pisma, od wpływu do archiwum, pokazujemy w haśle elektroniczny obieg dokumentów.
3. Terminy w kalendarzu sprawy. Każdy termin ma datę, osobę odpowiedzialną i przypomnienie. Gdy koniec terminu wypada w sobotę albo w dzień wolny od pracy, kalendarz sam przesuwa go na najbliższy dzień roboczy.
4. Uprawnienia i historia zmian. Do sprawy mają dostęp osoby, które nad nią pracują, a system zapisuje, kto i kiedy coś w niej zmienił.
5. Zamknięcie i usunięcie. Zamknięta sprawa zostaje w rejestrze przez okres przechowywania ustawiony dla jej rodzaju. Po jego upływie system przypomina o usunięciu danych osobowych.

Przykład z praktyki

W firmie usługowej, z którą pracujemy, sprawy były rozrzucone między 2 programy, arkusze i skrzynki pocztowe osób, które je prowadziły. Połączyliśmy je w jeden rejestr, do którego trafiło blisko 2 tys. spraw i 1,9 tys. kartotek. Wdrożenie opisujemy w case studies. Dopiero gdy zespół ma status sprawy w jednym miejscu, da się go pokazać klientowi w portalu klienta.

Kiedy ma sens, a kiedy nie?

Arkusz wystarczy, gdy sprawy prowadzą 1–2 osoby, a spraw jest niewiele. System ma sens, gdy:

• kilka osób zmienia te same sprawy i zaczynają się rozjeżdżać wersje pliku;
• przegapiony termin ma skutki dla klienta, więc przypomnienie nie może zależeć od pamięci jednej osoby;
• część spraw ma być dostępna tylko dla wybranych osób, a zwykły arkusz daje dostęp do całego pliku;
• sprawy trzeba szybko przekazać zastępcy, razem z terminami i dokumentami.

Jeśli któryś punkt pasuje do Twojej firmy, opisz w kilku zdaniach, jak dziś prowadzisz sprawy. Odpowiemy zwykle w 1–2 dni robocze i podpowiemy, czy wystarczy gotowy program, czy lepszy będzie system webowy dopasowany do Twojego procesu.

Opisz, jak prowadzisz sprawy

Na co uważać?

Dane osobowe i dostęp. Ewidencja zawiera dane osobowe klientów, a w kancelarii także stron przeciwnych i świadków. Sprawdź, czy system daje uprawnienia do pojedynczej sprawy, zapisuje w dzienniku każde jej otwarcie i pozwala ustawić okres przechowywania osobno dla każdego rodzaju spraw, a po nim usunąć dane.

Migracja z arkuszy. Przy przenoszeniu spraw z kilku plików wychodzą duplikaty klientów i rozbieżne dane. Zanim zaczniesz import, ustal dla każdej informacji jedno źródło prawdy, czyli plik, z którego ją bierzesz, gdy dane się różnią.

Terminy w programie. Automatyczne przypomnienie pomaga, ale za termin nadal odpowiada osoba prowadząca sprawę. Ustal, kto sprawdza, czy termin wpisano poprawnie.

Pytania i odpowiedzi

Czy ewidencję spraw można prowadzić w Excelu?

Tak, przy 1–2 osobach i niewielkiej liczbie spraw arkusz zwykle wystarcza. Nie daje jednak uprawnień do pojedynczych spraw ani przypomnień o terminach, a gdy edytuje go kilka osób, łatwo o rozjazd wersji.

Czy do ewidencji spraw wystarczy gotowy program?

Przy typowym procesie zwykle tak. Gotowe programy dla kancelarii mają moduły spraw, terminów i dokumentów, często w abonamencie za użytkownika. Własny system ma sens, gdy ewidencja ma łączyć się z innymi systemami firmy albo obsługiwać proces, którego gotowy program nie przewiduje.

Zobacz też

• Portal klienta
• Jedno źródło prawdy
• Elektroniczny obieg dokumentów

Artykuły, w których pojawia się to pojęcie

• Skrzynka e-Doręczeń w firmie: kto ją odbiera i gdzie trafia pismo
• Ile kosztuje portal klienta dla firmy usługowej: widełki i zakres