Microsoft Lists

W Microsoft Lists prowadzisz rejestr zgłoszeń, wniosków albo sprzętu zamiast arkusza krążącego w mailach: lista ma kolumny z danymi, formularz do zgłaszania i uprawnienia, a dane zostają w Microsoft 365. Rejestr założysz sam, bez programisty. Kłopoty robią lista założona w złym miejscu i widok z tysiącami wpisów.

Jak to działa?

1. Listę zakładasz w aplikacji Lists, w witrynie SharePoint albo na karcie w Teams: od zera, z szablonu albo z tabeli Excela. Z arkusza zaimportujesz tabelę do 5 000 wierszy (Microsoft Support).
2. Kolumny mają typy, np. tekst, waluta, wybór z listy, osoba albo data. Widoki pokazują te same dane jako siatkę, kalendarz albo galerię, z sortowaniem, grupowaniem i filtrami.
3. Wpisy dodajesz w siatce albo w formularzu. Link do formularza Lists otwierają osoby z Twojej organizacji, zalogowane do Microsoft 365: nie widzą reszty listy, a ich odpowiedzi trafiają na listę jako nowe elementy (Microsoft SharePoint Blog).
4. Dostęp ustalasz uprawnieniami witryny, a w razie potrzeby listy albo pojedynczego elementu. Elementy mogą mieć historię wersji, więc po założeniu listy sprawdź w jej ustawieniach, czy wersjonowanie jest włączone.
5. Reguły w liście to najprostsza automatyzacja: wysyłają powiadomienie o zmianie kolumny, nowym albo usuniętym elemencie czy zbliżającym się terminie. Gdy ma się dziać więcej, z menu Automate uruchamiasz Power Automate, a po wybraniu Integrate, Power Apps, Create an app budujesz aplikację w Power Apps.

Przykład z praktyki

W firmie usługowej, z którą pracujemy, z rejestru spraw zbudowanego w Power Apps na liście SharePoint korzysta ponad 20 osób.

Kiedy ma sens, a kiedy nie?

Lista ma sens, gdy kilka osób prowadzi ten sam rejestr (zgłoszenia, sprzęt, wnioski, zadania) i potrzebuje formularza, powiadomień albo uprawnień do wpisów. Dane z listy zasilą aplikację w Power Apps i przepływ w Power Automate bez licencji premium, bo łącznik SharePoint jest standardowy.

Arkusz zostaje do obliczeń i prostych zestawień dla 1–2 osób, a rejestr prowadzony przez zespół lepiej trzymać na liście. Kiedy dokładnie arkusz przestaje wystarczać i dokąd przejść, opisujemy w haśle Excel jako baza danych.

Gorzej sprawdza się, gdy:

• dane rosną do dziesiątek tysięcy elementów z wieloma powiązaniami i złożonymi filtrami: wtedy lepsza jest baza danych, np. Dataverse albo własny system;
• do formularza mają się wpisywać klienci spoza firmy: formularz Lists jest dla osób z Twojej organizacji, więc taki formularz albo portal klienta zbuduj osobno.

Rejestry na listach SharePoint, razem z aplikacją w Power Apps i przepływami, projektujemy w ramach automatyzacji Microsoft 365. Prowadzisz rejestr w arkuszu albo w mailach? Opisz w formularzu, co w nim zapisujesz i kto z niego korzysta, a odpowiemy, czy zmieści się na liście w Microsoft 365, który już masz.

Opisz, co chcesz prowadzić

Na co uważać?

Próg widoku 5 000 elementów

Widok z ponad 5 000 elementów może zwrócić błąd progu widoku listy, a w ustawieniach listy ostrzeżenie może pojawić się już od 3 000 elementów. W SharePoint Online progu nie zmienisz. Sama lista pomieści do 30 mln elementów (Microsoft Support). Dodaj indeksy do kolumn, po których filtrujesz, i zrób widoki z filtrem, na przykład tylko otwarte zgłoszenia. W Power Apps dochodzi jeszcze limit delegowania, który opisujemy w haśle Power Apps.

Lista osobista zamiast listy w witrynie

Lista założona w „My lists” leży w osobistej pamięci autora, poza witryną zespołu (Microsoft Support). Rejestr, od którego zależy praca firmy, zakładaj w witrynie, żeby nie zależał od jednego konta.

Uprawnienia do pojedynczych elementów

Domyślnie lista dziedziczy uprawnienia witryny. Możesz nadać uprawnienia jednemu elementowi, ale Microsoft zaleca wbudowane grupy zamiast uprawnień jednostkowych (Microsoft Support). Wyjątków nie mnóż: przy kilku wpisach z osobnym dostępem szybko traci się orientację, kto co widzi.

Ograniczenia reguł

Reguła wysyła powiadomienie e-mail, a adresatem może być osoba albo kolumna z osobą, ale nie grupa adresowa. Reguły „a date approaches” (zbliża się termin) możesz mieć najwyżej 2 na listę, a kolumn wielowierszowych reguła nie obsłuży (Microsoft Support). Do czegokolwiek więcej potrzebujesz przepływu w Power Automate.

Aplikacja na telefonie

Aplikacje Lists na iOS i Android Microsoft wycofał w połowie listopada 2025 (Microsoft Support). Na telefonie otwierasz listę w przeglądarce albo w Teams, gdzie możesz listy przeglądać i edytować, ale nie zakładać (Microsoft Learn).

Pytania i odpowiedzi

Czym Microsoft Lists różni się od listy SharePoint?

Obie opierają się na tej samej platformie list: aplikacja Lists działa na SharePoint, a dane leżą w SharePoint. Listę założysz w aplikacji Lists, w witrynie SharePoint albo na karcie w Teams (Microsoft Learn).

Ile elementów może mieć lista?

Do 30 mln elementów. Widok z ponad 5 000 elementów może zwrócić błąd progu widoku listy, a ostrzeżenie w ustawieniach listy może pojawić się od 3 000. Progu w SharePoint Online nie zmienisz, ale pomagają indeksy kolumn i widoki z filtrem (Microsoft Support).

Czy Microsoft Lists jest darmowy?

W firmie masz go w planach Microsoft 365 Business Basic, Standard i Premium, bez dopłaty. Aplikacje w Power Apps na liście SharePoint też mieszczą się w tej licencji.

Zobacz też

• SharePoint
• Power Apps
• Excel jako baza danych
• Power Automate