Certyfikat KSeF
Certyfikat KSeF to wydawane przez MF poświadczenie tożsamości, którym program loguje się do KSeF albo podpisuje kod QR faktury offline. Jest ważny 2 lata.
Opublikowano
Z certyfikatem KSeF program księgowy albo Twoje narzędzie pracuje w KSeF bez Twojego udziału, także w kilku firmach naraz. Kłopoty zaczynają się, gdy ktoś zgubi hasło, którego nie da się zresetować, albo nie przypilnuje terminu: po 2 latach certyfikat wygasa.
Jak to działa?
- Zaloguj się w Aplikacji Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) przez login.gov.pl (profil zaufany, mObywatel, bankowość albo e-dowód) albo podpisem kwalifikowanym. Wniosku o certyfikat nie złożysz tokenem KSeF.
- W menu wybierz „Wnioskuj o certyfikat”, wpisz nazwę (5–100 znaków) i hasło do klucza prywatnego (15–32 znaki: wielka i mała litera bez polskich znaków, cyfra i znak specjalny), potem kliknij „Generuj”. Klucz prywatny, czyli plik .key, zapisze się sam na Twoim komputerze. Hasła nie da się zresetować (Podręcznik Aplikacji Podatnika).
- W drugim kroku wybierz przeznaczenie certyfikatu i datę początku ważności, kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”, potem „Odśwież” i „Pobierz certyfikat”. Dostajesz plik .crt.
- Plik .crt, plik .key i hasło wgraj do programu, który łączy się z API KSeF.
- Na liście certyfikatów w Aplikacji Podatnika widzisz status, datę ważności i datę ostatniego użycia. Zbędny albo ujawniony certyfikat unieważnij.
Który typ certyfikatu wybrać?
Każdy certyfikat ma jeden typ, a oba typy generujesz osobno (Podręcznik KSeF, cz. I).
| Przeznaczenie przy wniosku | Do czego służy |
|---|---|
| Uwierzytelnienie w systemie KSeF | logowanie programu do KSeF |
| Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy | kod QR na fakturach wystawianych offline; do logowania się nie nadaje |
Do kodu QR na fakturach offline token nie wystarczy, potrzebny jest certyfikat drugiego typu.
Przykład z praktyki
Biuro rachunkowe pobiera faktury wielu klientów jednym programem. Zamiast tworzyć osobny token w każdej firmie, loguje program jednym certyfikatem biura, a każda firma nadaje biuru uprawnienia do przeglądania faktur. Datę wygaśnięcia certyfikatu biuro wpisuje do kalendarza i składa nowy wniosek z wyprzedzeniem, żeby program nie przestał pobierać faktur w dniu wygaśnięcia.
Kiedy ma sens, a kiedy nie?
Certyfikat ma sens, gdy jeden program obsługuje kilka firm, bo jeden certyfikat działa w wielu firmach, albo gdy program ma wystawiać faktury offline z kodem QR. Do samego pobierania faktur jednej firmy wystarcza token z jednym uprawnieniem. Certyfikat sam uprawnień nie niesie, więc zakresu nie ograniczysz na poziomie certyfikatu (dokumentacja API). Tabelę różnic znajdziesz w artykule jak podłączyć KSeF do własnych narzędzi.
Certyfikatem KSeF nie zalogujesz się do bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika: tam wchodzisz przez login.gov.pl albo podpisem kwalifikowanym. Jak program łączy się z KSeF, opisuje hasło integracja z KSeF.
Połączenie KSeF z obiegiem faktur w Microsoft 365 budujemy w ramach automatyzacji i integracji. Opisz w formularzu, jak faktury trafiają dziś do księgowości, a zwykle w 1–2 dni robocze odpowiemy, czy wystarczy Twój program, czy potrzebne jest własne narzędzie.
Na co uważać?
Hasło i klucz to jedyna kopia
Klucza prywatnego nie odzyskasz z KSeF, a hasła nie zresetujesz, więc po utracie któregoś z nich składasz nowy wniosek i unieważniasz stary certyfikat. Plik .key i hasło trzymaj w menedżerze haseł, nie w mailu ani w arkuszu.
Ważność i odnowienie
Certyfikat działa do 2 lat od daty początku ważności, którą podajesz we wniosku. Potem ma status „Wygasły” i nie można go używać, więc program przestaje się logować, a certyfikat do kodów QR przestaje działać. MF radzi złożyć nowy wniosek przed końcem ważności starego i podać jako początek ważności dzień po jego wygaśnięciu (Podręcznik Aplikacji Podatnika).
Czyj to certyfikat?
Certyfikat osoby fizycznej zawiera jej dane osobowe, więc jest osobisty: pobiera go i używa tylko ta osoba, także gdy prowadzi jednoosobową firmę (Podręcznik KSeF, cz. I). Twoja księgowa dostaje więc od Ciebie uprawnienia w KSeF i loguje się własnym certyfikatem albo tokenem. Gdy z firmy odchodzi osoba, która wygenerowała certyfikat na siebie, odbierasz jej uprawnienia w KSeF, ale certyfikat może unieważnić tylko ona sama.
Spółka może pobrać certyfikat na dane firmy po uwierzytelnieniu pieczęcią kwalifikowaną i przekazać go pracownikom, ale powinna prowadzić rejestr: kto go pobrał, komu przekazał i kiedy unieważnił (FAQ MF). Gdy wgrywasz certyfikat do programu dostawcy, zapytaj, gdzie przechowuje klucz i co się z nim stanie po rozwiązaniu umowy.
Certyfikat KSeF i podpis kwalifikowany
Certyfikat KSeF wydaje Ministerstwo Finansów i działa tylko w KSeF, a podpis kwalifikowany kupuje się osobno u komercyjnego dostawcy. Gdy program loguje się do API podpisem kwalifikowanym, KSeF dodatkowo sprawdza u dostawcy podpisu, czy certyfikat podpisu jest nadal ważny, a czas odpowiedzi zależy od dostawcy. Dlatego dokumentacja API zaleca, żeby program na produkcji logował się certyfikatem KSeF zamiast podpisu kwalifikowanego: certyfikat KSeF system sprawdza od razu (dokumentacja API). Zalecenie dotyczy wyboru między podpisem kwalifikowanym a certyfikatem KSeF, a token działa równolegle z certyfikatem (FAQ MF).
Koszt
Aplikacja Podatnika, w której składasz wniosek, jest bezpłatnym narzędziem MF. Koszt to czas na konfigurację i utrzymanie oraz program, który użyje certyfikatu.
To opis praktyczny, nie porada podatkowa. W konkretnej sprawie zapytaj księgowego albo doradcę podatkowego.
Pytania i odpowiedzi
Czy do certyfikatu KSeF potrzebuję podpisu kwalifikowanego?
Nie, jeśli wniosek składa osoba fizyczna, na przykład właściciel jednoosobowej firmy. Do Aplikacji Podatnika zalogujesz się bezpłatnie przez login.gov.pl, na przykład profilem zaufanym (Podręcznik KSeF, cz. I). Podpis kwalifikowany kupuje się osobno u komercyjnego dostawcy i jest tylko jedną z metod logowania.
Co zrobić po zgubieniu hasła albo pliku klucza certyfikatu KSeF?
Hasła nie da się zresetować, a klucza prywatnego nie da się odzyskać z KSeF. Certyfikat (plik .crt) możesz pobrać ponownie, ale bez klucza program się nim nie zaloguje. Złóż nowy wniosek i unieważnij stary na liście certyfikatów (Podręcznik Aplikacji Podatnika).
Czy mogę udostępnić certyfikat KSeF księgowej?
Nie. Certyfikatu pobranego na Ciebie jako właściciela jednoosobowej firmy możesz używać tylko Ty. Księgowej nadaj uprawnienia do Twojej firmy w KSeF (FAQ Ministerstwa Finansów).
Zobacz też
Artykuły, w których pojawia się to pojęcie
Założyciel FKDRIVE. Projektuje, buduje i utrzymuje systemy webowe, automatyzacje i strony.
Porozmawiajmy o Twoim projekcie.
Trzydzieści minut online o jednym albo dwóch procesach, które zjadają najwięcej czasu. Jeśli wolisz napisać, formularz kontaktowy jest równie dobrą drogą.
Umów 30 minut