Numer KSeF
Numer KSeF to 35-znakowy identyfikator, który KSeF nadaje fakturze po jej przyjęciu. Jednoznacznie wskazuje fakturę i jest innym numerem niż ten od sprzedawcy.
Opublikowano
Po numerze KSeF pobierzesz fakturę z systemu i wskażesz ją w korekcie albo w tytule przelewu. Nie ma go w pliku faktury, więc program księgowy albo Twoje narzędzie powinno go zapisać z odpowiedzi KSeF.
Jak to działa?
- Sprzedawca wysyła fakturę, czyli plik XML w strukturze FA(3), do KSeF programem albo w Aplikacji Podatnika. Faktura ma już własny numer nadany przez sprzedawcę, a numeru KSeF jeszcze nie ma i w pliku go nie będzie (Podręcznik KSeF, cz. II).
- KSeF sprawdza plik. Poprawną fakturę przyjmuje i nadaje jej numer, zwykle od razu. Błędny plik odrzuca bez numeru, a taka faktura nie została wystawiona: popraw plik i wyślij go jeszcze raz.
- Numer wraca do sprzedawcy w odpowiedzi KSeF i w UPO, czyli urzędowym poświadczeniu odbioru. Nabywca widzi fakturę w swoim KSeF, więc nie musisz wysyłać mu numeru.
- Faktura przekazana poza KSeF, na przykład jako PDF, ma numer pod kodem QR. Faktura wystawiona offline dostaje numer dopiero po przesłaniu do KSeF. Do tego czasu ma pod kodem QR napis „OFFLINE” i drugi kod QR, podpisany certyfikatem KSeF.
- Od tej chwili numer wskazuje fakturę jednoznacznie: podajesz go w fakturze korygującej i pobierasz po nim fakturę z API. Od 1.01.2027 w tytule przelewu między czynnymi podatnikami VAT trzeba podawać numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy, który obejmuje kilka faktur jednego sprzedawcy (Podręcznik KSeF, cz. II, pkt 4.1.5).
Z czego składa się numer KSeF?
Numer ma 35 znaków w 4 częściach rozdzielonych myślnikami: NIP sprzedawcy, data, 12 znaków technicznych i suma kontrolna. Tak wygląda numer z przykładowego UPO: 1111111111-20251021-0100405CA640-10. Suma kontrolna pozwala programowi wykryć literówkę w przepisanym numerze. Data w numerze to dzień przyjęcia faktury w KSeF i może się różnić od daty wystawienia (dokumentacja API).
Gdzie znaleźć numer KSeF?
Ekrany Aplikacji Podatnika opisuje podręcznik MF.
| Miejsce | Co zobaczysz |
|---|---|
| Aplikacja Podatnika, ekran po wystawieniu faktury | numer i przycisk „Kopiuj” |
| Aplikacja Podatnika, lista faktur | kolumna „Nr KSeF”, filtr po numerze, numer jako nazwa pobranego pliku |
| UPO | numer obok numeru faktury sprzedawcy |
| PDF i wydruk faktury | numer pod kodem QR |
| Program pobierający faktury z KSeF | numer w danych faktury, razem z numerem nadanym przez sprzedawcę |
Przykład z praktyki
Faktura kosztowa trafia do KSeF, a program pobiera ją razem z numerem KSeF i zapisuje go w ewidencji obok numeru faktury sprzedawcy i daty. Gdy księgowość zatwierdza fakturę do zapłaty, ten sam program podstawia numer do tytułu przelewu. Nikt nie przepisuje 35 znaków ręcznie.
Kiedy ma sens, a kiedy nie?
Własny zapis numeru ma sens, gdy faktur jest dużo, a numer ma trafiać dalej: do akceptacji kosztów, do przelewów albo do zestawień łączonych z innymi danymi. Przy kilku fakturach w miesiącu wystarcza Aplikacja Podatnika: numer skopiujesz po wystawieniu faktury albo odczytasz z kolumny „Nr KSeF”. Jak program łączy się z KSeF, opisuje hasło integracja z KSeF, a drogi do wyboru porównuje artykuł jak podłączyć KSeF do własnych narzędzi.
Połączenie KSeF z obiegiem faktur w Microsoft 365 budujemy w ramach automatyzacji i integracji. Opisz w formularzu, jak Twoja firma płaci dziś faktury, a zwykle w 1–2 dni robocze odpowiemy z propozycją, co da się zautomatyzować.
Na co uważać?
Numer KSeF i inne numery
W korekcie i przy pobieraniu faktury z API używasz numeru KSeF. Numer nadany przez sprzedawcę i numer referencyjny sesji, który API zwraca przy wysyłce, to inne numery (Podręcznik KSeF, cz. II).
Zapis numeru i limity
Program powinien zapisać numer z odpowiedzi KSeF (status wysyłki, UPO albo dane faktury z API) razem z numerem faktury sprzedawcy i datą. Bez tego trzeba go odtwarzać z KSeF, a pobranie faktury po numerze ma w API limit 64 zapytań na godzinę dla pary NIP i adresu IP. Ministerstwo odradza pobieranie pojedynczych faktur na żądanie użytkownika: program ma szukać w lokalnej kopii (dokumentacja limitów). Fakturę po numerze pobierze program z uprawnieniem do przeglądania faktur, na przykład z tokenem KSeF.
Koszt
Aplikacja Podatnika jest bezpłatna. Koszt własnej integracji to czas na konfigurację i utrzymanie przy zmianach API.
To opis praktyczny, nie porada podatkowa. W konkretnej sprawie zapytaj księgowego albo doradcę podatkowego.
Pytania i odpowiedzi
Czy numer KSeF to numer faktury?
Nie. Numer faktury nadaje sprzedawca, a numer KSeF nadaje system po przyjęciu faktury, więc w KSeF i w UPO stoją obok siebie. Numeru KSeF nie ma w pliku faktury, dlatego program powinien go zapisać z odpowiedzi KSeF (Podręcznik KSeF, cz. II).
Kiedy faktura dostaje numer KSeF?
Zwykle od razu po przesłaniu, o ile KSeF przyjmie plik. Faktura odrzucona numeru nie dostaje i nie jest wystawiona. Faktura wystawiona offline dostaje numer dopiero po przesłaniu do KSeF, a do tego czasu ma pod kodem QR napis „OFFLINE” (Podręcznik KSeF, cz. II).
Czy muszę wysyłać numer KSeF klientowi?
Nie musisz. Faktura pojawia się w KSeF nabywcy automatycznie, a on widzi jej numer w swoim programie albo w Aplikacji Podatnika (FAQ Ministerstwa Finansów).
Zobacz też
Artykuły, w których pojawia się to pojęcie
Założyciel FKDRIVE. Projektuje, buduje i utrzymuje systemy webowe, automatyzacje i strony.
Porozmawiajmy o Twoim projekcie.
Trzydzieści minut online o jednym albo dwóch procesach, które zjadają najwięcej czasu. Jeśli wolisz napisać, formularz kontaktowy jest równie dobrą drogą.
Umów 30 minut