Ile kosztuje portal klienta dla firmy usługowej: widełki i zakres

Portal klienta dla firmy usługowej zaczyna się u nas od 8 tys. zł, a portal pracowniczy od 10 tys. zł. Po uruchomieniu płacisz za utrzymanie, które zaczyna się od ok. 500 zł miesięcznie. Ostateczną kwotę wyznaczają głównie 2 rzeczy: integracje z innymi programami i migracja danych ze starych źródeł.

Co wchodzi w cenę podstawowego portalu?

W podstawowym portalu klienta klient loguje się, widzi swoje sprawy, pobiera i przesyła dokumenty oraz dostaje powiadomienia o zmianach. Portal jest aplikacją webową, więc działa w przeglądarce, a dane leżą na serwerze firmy albo wykonawcy.

Dobry punkt wyjścia to portal, który pokazuje dane, jakie zespół już ma uporządkowane. Jeśli sprawy leżą w kilku programach i arkuszach, najpierw trzeba je zebrać w jeden rejestr spraw.

Co podnosi cenę portalu?

Integracje z innymi programami. Każdy program, z którym portal ma wymieniać dane, to osobny element pracy: program księgowy, system do obsługi zleceń, poczta, kalendarz. Koszt zależy od tego, czy dostawca programu udostępnia API. Integracja systemów bez API oznacza eksport i import plików, a to więcej pracy i więcej miejsc na błąd.

Migracja danych. Dane trzeba wyciągnąć ze starych programów, Exceli i skrzynek pocztowych, oczyścić i wgrać do nowego rejestru. Duplikaty, braki w danych i różne zapisy tego samego klienta trzeba rozstrzygać ręcznie, zanim portal je pokaże na zewnątrz.

W firmie usługowej, z którą pracujemy, połączyliśmy sprawy z 2 programów, arkuszy i skrzynek w jeden rejestr. Trafiło do niego blisko 2 tys. spraw i 1,9 tys. kartotek, a potem doszło 25 rodzajów automatycznych powiadomień. Takie wdrożenie opisujemy w case studies.

Zadaj wykonawcy przed wyceną 4 pytania:

1. Ile programów trzeba połączyć i które z nich mają API?
2. Skąd pochodzą dane do przeniesienia i kto je sprawdzi po migracji?
3. Czy w cenie jest test uprawnień między kontami klientów?
4. Co dokładnie obejmuje utrzymanie po starcie?

Jeśli wiesz już, ile programów chcesz połączyć, wyślij nam ich listę. Odpowiemy, co w Twoim przypadku podnosi cenę, a co da się uprościć.

Wyślij listę programów

Ile kosztuje utrzymanie portalu po starcie?

Utrzymanie zaczyna się od ok. 500 zł miesięcznie, a rozwój nowych funkcji od 5000 zł miesięcznie (zakres opisany w usłudze utrzymania). Składają się na nie zwykle:

• Aktualizacje bezpieczeństwa. CERT Polska uznaje je za ważniejsze niż nowe funkcje, bo po ujawnieniu krytycznej podatności szybko powstają narzędzia do jej wykorzystania.
• Kopie zapasowe z testem odtworzenia. CISA radzi trzymać kopie offline, w formie zaszyfrowanej, i regularnie sprawdzać, czy da się z nich odtworzyć dane.
• Monitoring. Ktoś musi zobaczyć, że portal przestał działać, zanim zauważy to klient.
• Hosting i certyfikaty. Serwer, domena i certyfikat szyfrowania mają terminy ważności.

Błędy kontroli dostępu, np. gdy serwer nie sprawdza, czy zalogowana osoba ma prawo do danego dokumentu, są na 1. miejscu listy ryzyk aplikacji webowych OWASP Top 10:2025. Dla portalu z dokumentami klientów to pierwsza rzecz do przetestowania.

Czego może brakować w wycenie?

• Licencje programów zewnętrznych. Jeśli portal ma czytać dane z programu księgowego albo z systemu zleceń, abonament za ten program zostaje po Twojej stronie.
• Treści i szkolenie. Teksty maili z powiadomieniami, regulamin portalu i szkolenie zespołu często ktoś musi przygotować poza budową.
• Zmiany po starcie. Pierwsze tygodnie przynoszą listę poprawek od zespołu i klientów. Ustal z wykonawcą, ile z nich mieści się w cenie, a co jest już rozwojem.

Ile trwa zbudowanie portalu?

Zwykle 4–6 tygodni od pierwszej rozmowy do uruchomienia (jak przebiega współpraca). Najdłużej trwa porządkowanie danych i podłączanie programów, a nie sam wygląd portalu. Termin przesuwa się, gdy dane są rozproszone, nikt nie ma czasu ich sprawdzić albo dostawca programu długo odpowiada na pytania o API.

Gotowy portal w abonamencie czy dedykowany?

Gotowy program rozlicza się abonamentem za użytkownika albo za pakiet użytkowników, a portal dedykowany to jednorazowa budowa plus utrzymanie.

Gotowy program wystarcza przy typowym procesie i niewielkiej liczbie klientów. Dedykowany portal wybierasz, gdy program nie połączy się z systemem, w którym są Twoje dane, albo gdy po dopasowaniu procesu i tak zostają ręczne obejścia. Przed podpisaniem umowy zapytaj każdego dostawcę o 2 rzeczy: czy dostaniesz swoje dane w użytecznym formacie i czy wykonawca przekaże Ci dostępy do serwera oraz repozytorium.

Co sprawdzić w ofercie wykonawcy?

Porównuj oferty według zakresu, nie według kwoty na ostatniej stronie. Oferta powinna wymieniać:

• Które programy portal łączy i w jaką stronę płyną dane. Zapis „integracja z systemem firmy” bez nazwy programu nie wystarcza do wyceny.
• Kto przenosi dane i kto je akceptuje.
• Kto jest właścicielem kodu i danych.
• Jak testowane są uprawnienia: czy wykonawca próbował zalogować się jako klient A i otworzyć sprawę klienta B.
• Zakres utrzymania, czas reakcji na awarię i kto pilnuje terminów aktualizacji.

Jak przygotować się do wyceny?

Zbierz przed pierwszą rozmową:

1. Listę programów, z których dziś korzystasz, i informację, w którym leżą dane klientów.
2. Przybliżoną liczbę klientów, spraw i dokumentów do przeniesienia.
3. Kto w zespole zna dane i może sprawdzić je po migracji.
4. Czy portal ma być też dla pracowników, nie tylko dla klientów.

Z takiej listy da się zrobić zakres do wyceny. Jeśli chcesz porównać portal z innymi wariantami, opisz nam proces w formularzu, a podpowiemy, od czego zacząć.

Zapytaj o wycenę portalu

Pytania i odpowiedzi

Ile kosztuje portal klienta dla małej firmy?

U nas portal kliencki zaczyna się od 8 tys. zł, a portal pracowniczy od 10 tys. zł. Ostateczną kwotę wyznaczają integracje z innymi programami i migracja danych. Widełki i zakres opisujemy na stronie systemów i portali webowych.

Ile trwa zbudowanie portalu klienta?

Zwykle 4–6 tygodni od pierwszej rozmowy do uruchomienia. Najdłużej trwa uporządkowanie danych i podłączenie istniejących programów, a nie sam wygląd portalu.

Czy po uruchomieniu portalu płaci się dalej?

Tak. Portal potrzebuje aktualizacji bezpieczeństwa, kopii zapasowych, monitoringu i hostingu. U nas utrzymanie zaczyna się od ok. 500 zł miesięcznie, a rozwój nowych funkcji od 5000 zł miesięcznie.

Gotowy portal w abonamencie czy dedykowany?

Gotowy program wystarcza przy typowym procesie, a dedykowany portal wybierasz wtedy, gdy program nie połączy się z Twoim systemem albo zostają ręczne obejścia.

Pojęcia z tego artykułu

• Portal klienta
• Aplikacja webowa
• Integracja systemów
• Ewidencja spraw
• API
• Kopia zapasowa