Gotowe narzędzia rozliczają się zwykle za użytkownika miesięcznie, więc rachunek rośnie za każdym razem, gdy ktoś dołącza do zespołu. Przy stawkach rzędu 100–200 zł za osobę miesięcznie firma na 50 osób płaci za samo prawo dostępu tyle, ile kosztuje etat.
Dedykowany system na własnym serwerze nie ma opłaty za użytkownika. Utrzymanie takiego rozwiązania dla zespołu ok. 50 osób to rząd 300 zł miesięcznie, czyli równowartość kilku licencji, niezależnie od tego, czy korzysta z niego 10 osób, czy 50. Do tego dochodzą prace rozwojowe, ale te zamawiasz wtedy, kiedy ich potrzebujesz, a nie co miesiąc.
To nie znaczy, że własny system zawsze wygrywa. Przy małym zespole i standardowym procesie gotowe narzędzie bywa tańsze i szybsze, i wtedy tak właśnie mówimy. Rachunek przechyla się dopiero wtedy, gdy zespół rośnie albo proces przestaje mieścić się w tym, co gotowe narzędzie umie.